Casos

Casos de éxito y casos de uso: lo que ya hemos hecho y lo que podemos hacer

Arriba encontrarás proyectos reales desarrollados con clientes en sectores como construcción, entretenimiento, servicios, marketing y promoción inmobiliaria. Debajo, una biblioteca de situaciones habituales del día a día de una PYME con lo que se puede hacer en cada caso.

Casos de éxito

Proyectos reales realizados con clientes

Ayudamos a empresas a mejorar sus procesos, automatizar tareas manuales y utilizar sus datos para tomar mejores decisiones. Estas son algunas soluciones reales, contadas sin adornos ni cifras inventadas.

Construcción

Control de costes y cierre de obras en una empresa constructora

El problema

La empresa tenía dificultades para hacer el seguimiento económico de cada obra y, sobre todo, para conocer su rentabilidad real antes del cierre.

Los jefes de obra preparaban planificaciones y certificaciones en archivos distintos y con procesos manuales. Al cerrar los proyectos aparecían costes no previstos que desviaban el presupuesto inicial.

La dirección no tenía una visión actualizada y centralizada para comparar presupuesto, costes reales, certificaciones y previsión hasta final de obra.

La solución

Diseñamos un sistema de control de obra que centraliza la información económica y operativa de cada proyecto, permitiendo comparar en un único entorno:

  • presupuesto inicial
  • costes reales
  • costes comprometidos
  • certificaciones emitidas
  • planificación de obra
  • desviaciones
  • previsión de costes hasta finalización
  • margen previsto y margen real

El resultado

La empresa detecta las desviaciones económicas mucho antes del cierre de cada obra, reduce los costes inesperados y las previsiones de los jefes de obra son más fiables.

Dirección dispone además de una visión global y actualizada de la rentabilidad y la evolución económica de todos los proyectos.

Áreas y tecnologías: Control de costes, seguimiento de obras, planificación, certificaciones, rentabilidad de proyectos y Business Intelligence.

Ocio y entretenimiento

Automatización del control de producción y gastos

El problema

El crecimiento del número de eventos y producciones hizo cada vez más complejo controlar los gastos de cada proyecto y consolidar después la información financiera.

El equipo de producción trabajaba con herramientas independientes que no estaban conectadas con Finanzas ni con SAP, así que había que registrar gastos, pedir aprobaciones y trasladar datos al sistema contable de forma manual.

La solución

Desarrollamos una aplicación a medida para la gestión económica de las producciones, utilizando herramientas low-code e inteligencia artificial para acelerar el desarrollo.

La aplicación se conectó con Power Automate para los circuitos de aprobación de gastos y con Power BI para visualizar presupuestos, gastos y desviaciones. Un flujo de integración envía automáticamente a SAP los gastos ya revisados y aprobados.

El proceso quedó conectado de principio a fin: producción → aprobación → control presupuestario → Finanzas → SAP.

El resultado

La automatización permitió ahorrar más de cinco horas diarias de trabajo administrativo entre los distintos equipos.

También mejoró el control presupuestario de cada producción y permitió delegar las aprobaciones operativas, evitando que dirección tuviera que intervenir continuamente en gastos de pequeño importe.

Áreas y tecnologías: Power Apps, inteligencia artificial, Power Automate, Power BI y SAP.

Servicios

Consolidación automática de ingresos procedentes de múltiples plataformas

El problema

La empresa tenía numerosas fuentes de ingresos procedentes de diferentes plataformas y sistemas, muchas con operaciones de importe pequeño.

Algunas fuentes podían automatizarse mediante API y otras requerían procesos manuales. Toda la consolidación se hacía con hojas de cálculo, lo que consumía tiempo y dificultaba analizar la evolución del negocio.

La solución

Creamos una arquitectura de datos que integra todas las fuentes de ingresos en Power BI, usando el mecanismo adecuado para cada origen:

  • conexiones mediante API
  • importaciones automáticas por SFTP
  • flujos de automatización
  • aplicaciones a medida para introducir y normalizar los ingresos que no podían automatizarse

El resultado

La empresa pasó de consolidar manualmente a disponer de información económica actualizada cada día.

Además del ahorro de tiempo, la centralización permitió analizar en profundidad ingresos, productos, canales y evolución del negocio, y detectar cambios de tendencia sin esperar al cierre periódico.

Áreas y tecnologías: Power BI, APIs, SFTP, automatización de procesos e inteligencia artificial.

Entretenimiento y marketing digital

Integración de marketing digital, inversión publicitaria y GA4

El problema

Las campañas las gestionaban distintas agencias, plataformas y partners, cada una con sus propios informes, así que no existía una visión global de la inversión ni del rendimiento.

Los datos de Google Analytics 4 no estaban integrados con la inversión de cada plataforma, lo que dificultaba saber qué campaña funcionaba mejor, qué canal conseguía mejor coste de adquisición o cuál era el retorno real de la inversión.

La solución

Creamos un modelo de datos en Power BI que integra automáticamente las principales plataformas de marketing digital con GA4 y los resultados de ventas.

El cuadro de mando analiza de forma conjunta inversión, impresiones, clics, CTR, sesiones, conversiones, ingresos, CPA, ROAS y evolución diaria y semanal, con detalle por campaña, canal, producto, periodo y proveedor.

El resultado

La empresa dispone de una única fuente de información para analizar todo su marketing digital.

Detecta antes las campañas con mejor y peor rendimiento, redistribuye inversión con más rapidez y hace el seguimiento con datos actualizados y comparables, relacionando inversión, comportamiento del usuario y ventas reales.

Áreas y tecnologías: Power BI, Google Analytics 4, APIs de plataformas publicitarias y automatización de datos.

Promoción inmobiliaria

Análisis de rentabilidad y financiación de promociones inmobiliarias

El problema

Antes de comprar un suelo, la promotora necesitaba analizar muchas variables para saber si la operación era rentable: precio del suelo, costes de construcción, financiación, calendario de pagos, ingresos previstos, ritmo de ventas y distintos escenarios.

Una vez iniciada la promoción, actualizar esas previsiones y ver cómo afectaban a la rentabilidad y a las necesidades de financiación era igual de complejo.

La solución

Desarrollamos un modelo financiero interactivo en Power BI que permite simular escenarios antes de invertir: el equipo modifica las variables clave y ve al momento su impacto sobre la rentabilidad.

Después integramos movimientos bancarios, flujos de caja y evolución real de la promoción para comparar de forma continua escenario inicial, situación real y previsión actualizada.

  • inversión inicial y costes de construcción
  • calendario de pagos y ventas previstas
  • financiación bancaria y necesidades de tesorería
  • rentabilidad esperada y ROI del proyecto
  • distintos escenarios de evolución

El resultado

El análisis de nuevas oportunidades pasó a ser prácticamente inmediato, comparando varios escenarios antes de decidir la inversión.

Inversores y gestores consultan la evolución económica del proyecto y el control detallado de la tesorería permitió optimizar las disposiciones de financiación, evitando pedir capital antes de necesitarlo y mejorando el ROI final de las operaciones.

Áreas y tecnologías: Power BI, modelización financiera, integración bancaria, automatización de datos y análisis de escenarios.

Construcción y gestión de proyectos

Cómo conectar la realidad de la obra con la contabilidad sin cambiar la forma de trabajar del equipo

El problema

En muchas empresas constructoras existe una desconexión entre lo que ocurre realmente en cada obra y lo que refleja la contabilidad.

Los responsables de proyecto hacen sus propios cierres mensuales, estiman el avance de los trabajos y proyectan costes e ingresos hasta la finalización de la obra. Mientras tanto, el departamento financiero trabaja con la información contable oficial: facturas recibidas, costes de personal, gastos generales y otros movimientos registrados con tiempos y criterios diferentes.

El resultado es que ambas visiones no siempre coinciden. Una obra aparentemente rentable puede empezar a perder margen sin que la dirección lo detecte a tiempo, y las desviaciones importantes solo aparecen cuando el proyecto está muy avanzado o ya finalizado.

La solución

Diseñamos una solución de control económico basada en Power BI que conecta automáticamente la información operativa de las obras con la información contable de la empresa, sin obligar a los equipos a cambiar su forma habitual de trabajar.

Los informes que prepara cada responsable de obra se procesan mediante procesos de integración y transformación de datos, que recogen la información de los distintos proyectos, normalizan formatos y periodos, identifican cada obra, la relacionan con su centro de costes y lo integran todo en un único modelo de datos.

El cuadro de mando permite analizar mes a mes la evolución económica de cada proyecto:

  • ingresos y producción
  • costes reales y costes previstos
  • margen actual y margen esperado al finalizar la obra
  • desviaciones frente a la planificación
  • evolución histórica y cambios de tendencia en costes y rentabilidad
  • comparación directa entre la previsión de obra y la contabilidad real
  • costes de personal asignados por dedicación real y costes de estructura repartidos con criterios homogéneos

El resultado

Los responsables de obra siguieron trabajando con las mismas plantillas, archivos y procesos: no hubo que aprender un software nuevo ni acometer una implantación compleja. Toda la inteligencia se incorporó en la capa de automatización, integración y modelado de datos. El equipo siguió trabajando igual; los datos dejaron de hacerlo.

La empresa pasó a tener una visión unificada de la situación económica de todas sus obras, comparando de forma continua previsión de obra, costes contables reales, margen actual y previsión hasta final de proyecto.

Esto permitió detectar desviaciones de margen con más antelación, reducir sorpresas al cierre, mejorar la calidad de las previsiones, homogeneizar la visión de todos los proyectos, reducir el trabajo manual de consolidación e identificar diferencias entre la información operativa y la contabilidad, todo ello sin añadir carga a los responsables de obra.

Áreas y tecnologías: Power BI, ETL, automatización de datos, integración contable, modelado financiero y Business Intelligence. Control de obras, control de costes, rentabilidad de proyectos, previsión de márgenes, conciliación contable y análisis financiero.

No publicamos testimonios, logotipos ni cifras que no podamos respaldar. Los testimonios de clientes se irán añadiendo a medida que cada empresa autorice compartir su experiencia.

Casos de uso

Ejemplos concretos de lo que se puede mejorar en una PYME

Si al leer alguno piensas “esto también nos pasa a nosotros”, ya tenemos por dónde empezar. Filtra por área para ver los que más se parecen a tu situación.

15 casos en esta selección.

AutomatizaciónAdministraciónOperaciones

Pasar automáticamente los pedidos recibidos por email al sistema

El problema
Los pedidos llegan por correo en formatos distintos y alguien los teclea a mano en el sistema, con el retraso y los errores que eso supone.
Qué hacemos
Automatizamos la lectura del correo y el alta del pedido en vuestro sistema de gestión.
Cómo funciona
Un proceso revisa el buzón, identifica los pedidos, extrae los datos del mensaje o del adjunto y los registra. Lo dudoso queda en una bandeja para que una persona lo valide.
Qué beneficio genera
Menos tecleo, menos errores de transcripción y pedidos registrados en minutos en lugar de horas.
Para qué empresas
Distribución, industria, mayoristas y cualquier empresa que reciba pedidos recurrentes por correo.
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VentasAutomatizaciónAdministración

Generar presupuestos automáticamente

El problema
Cada presupuesto se monta a mano copiando el del cliente anterior, con riesgo de precios antiguos o condiciones mal puestas.
Qué hacemos
Creamos un generador que compone el presupuesto a partir de vuestras tarifas y condiciones.
Cómo funciona
El comercial rellena unos pocos datos, el sistema aplica tarifas, descuentos y textos legales y devuelve el documento listo para enviar.
Qué beneficio genera
Presupuestos más rápidos, homogéneos y siempre con los precios vigentes.
Para qué empresas
Servicios profesionales, instaladores, industria y empresas con catálogo o tarifas configurables.
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DatosVentas

Crear un dashboard de ventas actualizado cada mañana

El problema
Para saber cómo va el mes hay que pedir un Excel a administración y esperar.
Qué hacemos
Montamos un cuadro de mando de ventas que se actualiza solo.
Cómo funciona
Conectamos las fuentes de datos, definimos contigo los indicadores que importan y publicamos un panel accesible desde el móvil o el ordenador.
Qué beneficio genera
Dirección ve la situación real cada mañana, sin pedir nada a nadie.
Para qué empresas
Cualquier PYME con equipo comercial o varias líneas de producto.
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VentasAutomatización

Automatizar el seguimiento de presupuestos pendientes

El problema
Se envían presupuestos y muchos se quedan sin seguimiento simplemente porque nadie se acuerda.
Qué hacemos
Automatizamos recordatorios internos y avisos al cliente según el estado del presupuesto.
Cómo funciona
El sistema detecta los presupuestos sin respuesta pasados unos días y lanza un aviso al comercial o un correo de seguimiento revisable.
Qué beneficio genera
Menos oportunidades perdidas por olvido y una foto clara de qué hay abierto.
Para qué empresas
Empresas con ciclo comercial de días o semanas y varios presupuestos abiertos a la vez.
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IAAdministraciónFinanzas

Extraer información de facturas y documentos

El problema
Administración dedica horas a leer facturas y albaranes y pasar los datos a mano.
Qué hacemos
Usamos IA para leer los documentos y devolver los datos estructurados.
Cómo funciona
El documento entra por correo o carpeta, se extraen los campos clave y se registran. Lo que no supera el nivel de confianza se envía a revisión humana.
Qué beneficio genera
Menos trabajo administrativo repetitivo y datos disponibles antes.
Para qué empresas
Empresas con volumen alto de facturas de proveedor, albaranes o documentación recurrente.
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IAOperacionesAtención al cliente

Crear un asistente que responda preguntas sobre documentación interna

El problema
La información está repartida en manuales, PDFs y carpetas, y siempre se acaba preguntando a la misma persona.
Qué hacemos
Montamos un asistente interno que responde consultas sobre vuestra propia documentación.
Cómo funciona
Indexamos los documentos autorizados y el asistente responde citando de dónde sale la información, con control de qué puede consultar cada perfil.
Qué beneficio genera
Respuestas en segundos y menos interrupciones a las personas clave.
Para qué empresas
Empresas con procedimientos, normativa técnica o catálogos extensos.
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DatosAutomatizaciónAdministración

Automatizar informes semanales

El problema
Cada lunes alguien dedica media mañana a montar el mismo informe.
Qué hacemos
Automatizamos su generación y envío.
Cómo funciona
El informe se compone solo con los datos actualizados y llega por correo o queda publicado en un panel a la hora acordada.
Qué beneficio genera
Se recupera esa media mañana y todo el mundo recibe la misma versión.
Para qué empresas
Cualquier empresa con reporting periódico a dirección o a clientes.
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AplicacionesOperacionesAtención al cliente

Crear una pequeña aplicación para gestionar incidencias

El problema
Las incidencias llegan por teléfono, WhatsApp y correo, y no hay forma de saber cuántas hay abiertas.
Qué hacemos
Desarrollamos una aplicación ligera para registrar, asignar y cerrar incidencias.
Cómo funciona
Formulario de entrada, estados, responsable, avisos automáticos y un panel con lo abierto y lo resuelto.
Qué beneficio genera
Nada se pierde, se sabe quién lleva cada cosa y se puede medir el servicio.
Para qué empresas
Mantenimiento, servicios técnicos, instaladores y empresas con posventa.
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DatosAdministración

Unificar datos de diferentes Excel

El problema
Cada departamento tiene su Excel y los números no cuadran entre ellos.
Qué hacemos
Consolidamos las fuentes en un único conjunto de datos fiable.
Cómo funciona
Revisamos criterios y duplicidades, montamos un proceso de consolidación automática y dejamos una única versión válida.
Qué beneficio genera
Se deja de discutir sobre qué cifra es la buena.
Para qué empresas
Empresas que han crecido con hojas de cálculo por departamento.
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VentasDatos

Detectar clientes que llevan tiempo sin comprar

El problema
Clientes que dejan de comprar poco a poco y nadie se da cuenta hasta que pasa un año.
Qué hacemos
Creamos un aviso automático de clientes inactivos según vuestro patrón de compra.
Cómo funciona
Analizamos el histórico, definimos qué es inactividad en cada segmento y generamos una lista periódica para el equipo comercial.
Qué beneficio genera
Oportunidades de recuperación que antes pasaban desapercibidas.
Para qué empresas
Empresas con clientes recurrentes: distribución, servicios, suministros.
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MarketingVentasAutomatización

Automatizar emails después de una solicitud comercial

El problema
Alguien pide información en la web y la respuesta llega tarde, cuando ya está hablando con otro proveedor.
Qué hacemos
Automatizamos la respuesta inmediata y el aviso al comercial.
Cómo funciona
Al recibir el formulario se envía una respuesta útil, se registra el contacto y se avisa a la persona responsable con la información del interesado.
Qué beneficio genera
Respuesta en minutos y ninguna solicitud olvidada.
Para qué empresas
Cualquier empresa que capte contactos a través de su web o campañas.
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MarketingIA

Crear contenidos iniciales con IA y un proceso de revisión

El problema
Se quiere publicar con regularidad, pero nadie tiene tiempo para escribir.
Qué hacemos
Definimos un flujo donde la IA prepara borradores y una persona revisa y aprueba.
Cómo funciona
Guion de temas, plantillas con vuestro tono, generación del borrador y revisión obligatoria antes de publicar.
Qué beneficio genera
Publicar de forma constante sin perder el control de lo que se dice.
Para qué empresas
Empresas que quieren ganar visibilidad y hoy publican de forma irregular.
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IADatosAtención al cliente

Analizar automáticamente encuestas y comentarios de clientes

El problema
Se recogen opiniones de clientes pero nadie las lee de forma sistemática.
Qué hacemos
Clasificamos y resumimos automáticamente los comentarios recibidos.
Cómo funciona
Los textos se agrupan por tema y tono, y se genera un resumen periódico con los puntos que más se repiten.
Qué beneficio genera
Se detectan problemas y oportunidades antes de que se conviertan en bajas.
Para qué empresas
Empresas de servicios, comercio y cualquier negocio con contacto habitual con clientes.
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AplicacionesAtención al cliente

Crear un portal sencillo para clientes

El problema
Los clientes llaman constantemente para pedir documentos o saber el estado de su pedido.
Qué hacemos
Montamos un portal donde consultan su información sin llamar.
Cómo funciona
Acceso privado con sus pedidos, documentos y estados, alimentado automáticamente desde vuestros sistemas.
Qué beneficio genera
Menos llamadas repetitivas y mejor percepción de servicio.
Para qué empresas
Empresas con clientes recurrentes y mucha consulta de estado o documentación.
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AdministraciónAutomatizaciónFinanzas

Automatizar solicitudes de vacaciones o gastos

El problema
Las peticiones van por correo, se aprueban por WhatsApp y luego hay que reconstruirlo todo en un Excel.
Qué hacemos
Creamos un circuito sencillo de solicitud y aprobación.
Cómo funciona
Formulario, aprobación del responsable, registro automático y visión del histórico y los saldos.
Qué beneficio genera
Menos idas y venidas y un registro ordenado sin trabajo extra.
Para qué empresas
Empresas a partir de unas decenas de personas o con equipo disperso.
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¿Ninguno encaja exactamente con tu caso?

Mejor. Cuéntanos tu situación concreta y te decimos con franqueza si vemos margen de mejora y por dónde empezaríamos.